Blog Xmart

30 cze 2015

Jak skutecznie uczyć się Excela?

Może się okazać, że na samym początku robisz niewłaściwe założenie, chcąc się nauczyć Excela. Już samo zadane przeze mnie pytanie jest przewrotne: bo czy naprawdę chodzi o naukę Excela?

Rada 1: Nie ucz się Excela – ucz się rozwiązywać problemy za pomocą Excela

Takie podejście zmienia diametralnie punkt widzenia. Nie ucz się czegoś ogólnego, abstrakcyjnego, ale konkretnych zastosowań, które wykorzystujesz w swojej pracy.

Gdybyś zgłosił się do mnie z prośbą: naucz mnie Excela, to zadam Ci pytanie: do czego chcesz go wykorzystywać? Co konkretnie chcesz robić, a najlepiej: co konkretnie chcesz usprawnić?

Rada 2: Wybierz sobie CEL – jakieś zadanie, które aktualnie, chcesz usprawnić i rozwiąż je za pomocą Excela.

To jest bardzo ważne z punktu widzenia motywacji. Musisz poczuć na konkretnym przykładzie, że odniesiesz wymierne korzyści z zastosowania Excela.

To jest punt wyjścia, od którego zaczynasz. Jak doświadczysz, że usprawniłeś jakiś aspekt swojej pracy (zauważ: nie mówię, ze nauczyłeś się czegoś) – nabierzesz chęci, żeby usprawniać kolejne tematy.

Czego będziesz musiał się nauczyć? Nie wiem, to zależy jakie tematy chcesz rozwiązać.

Jedno jest pewne – KAŻDY proces można rozwiązać i usprawnić za pomocą Excela

Rada 3: Poznaj praktyczne możliwości zastosowań Excela

Tutaj dochodzimy chyba do najtrudniejszego etapu. Załóżmy, że masz już wyznaczony temat, który chcesz usprawnić. I co dalej?

Przykład : Twoim celem jest usprawnienie procesu generowania miesięcznych raportów. Być może  dzisiaj musisz je  przepisywać ręcznie, coś jeszcze dopisujesz by na koniec rozesłać je  odbiorcom (klasyk).

Więc nasuwa Ci się pierwsze pytanie: co zrobić, żeby nie przepisywać danych?

Jak postępujesz w tej sytuacji?

Pytasz kogoś, kto ma w tych kwestiach doświadczenie, możesz też szukać odpowiedzi na forach. I oczywiście znajdziesz je. Ale to nie jest rozwiązanie Twojego problemu! Rozwiązałeś tylko kawałek zagadnienia z transferem danych i nie jest pewne, czy wybrałeś optymalne rozwiązanie.

Co jest Ci potrzebne do kompleksowego rozwiązania zagadnienia?

Potrzebna jest świadomość, jakie są możliwości Excela (np. w kwestiach raportowania). Nie chodzi tu o konkretną wiedzę techniczną, ale zapoznanie się z gotowymi rozwiązaniami. Jeśli zobaczysz, jak one działają, jakie mają funkcje, jak się na nich konkretnie pracuje to zmieniasz swój punkt widzenia:

Twoim celem nie jest już usprawnienie samej transmisji danych – ale wizja docelowego systemu raportowania.

To jest absolutnie najważniejszy etap „nauki”. W swojej pracy nieustannie spotykam się z tym problemem. Większość osób, z którymi pracuję nie posiada świadomości rzeczywistych możliwości Excela. Szukając rozwiązań szukają ich we własnych zasobach wiedzy i wg własnego postrzegania Excela. Kiedy prezentuję im przykładowe rozwiązania słyszę: „WOW, nie miałem pojęcia, że coś takiego można zrobić”.

Dlatego etap ten jest tak istotny. Nie musisz posiadać zaawansowanej wiedzy na temat Excela – ale potrzebujesz wiedzy, co można z niego „wycisnąć”. Wówczas będziesz wiedział, do czego dążyć.

Nasuwa się oczywiste pytanie: Skąd czerpać  wiedzę o praktycznych możliwościach  Excela ?

Chyba najlepszym źródłem są filmy umieszczane w internecie. Jest on dzisiaj nieograniczoną kopalnią wiedzy na każdy temat, w tym  możliwości Excela. To jednak rodzi kolejny problem: jak poruszać się w takim gąszczu informacji? Co wybrać dla siebie? Jak zrobić to w najkrótszym czasie?

Rada 4: Wybierz własny sposób nauki Excela

W tym temacie decyzja należy już do Ciebie. Wybierz taką metodę, która będzie dla Ciebie najwłaściwsza.

  • Możesz wybrać się na szkolenia, kierując się tematyką, która najbardziej Cię interesuje oraz poziomem wiedzy o możliwościach Excela, która aktualnie posiadasz.  Co do szkoleń ich skuteczność będzie uzależniona nie tylko od prowadzącego, ale także do Ciebie. Jeśli pójdziesz na szkolenie ze świadomością, czego chcesz się nauczyć, efekt z pewnością będzie znacznie lepszy.
  • Możesz uczyć się sam, wykorzystując wiedzę dostępną w internecie: fora, filmy, blogi strony eksperckie.
  • Korzystaj z wiedzy, doświadczenia ekspertów;  ja akurat oprócz twardych kursów poświęconych  technikom Excela,  wiele miejsca poświęcam  szerzeniu wiedzy o możliwościach Excela. Jeśli nie wiesz, do czego dążysz – gdzie dotrzesz?. Moje warsztaty Excellent Management nazywam poznaniem nieznanych zastosowań i możliwości Excela w biznesie, ale jeden z uczestników określił je jako „turbodoładowanie z Excela”. :)
  • Wybierz własnego trenera

 

Dlaczego nie?

Zobacz jak wielką popularność zdobywa dzisiaj idea coachingu. Osoba mająca duże doświadczenie w dziedzinie wykorzystania Excela w biznesie może okazać się nieocenionym źródłem inspiracji  dla Ciebie, Twojego rozwoju osobistego, a dzięki Tobie dla  Twojej Firmy.Tu nie chodzi o to, aby Twój trener uczył Cię Excela krok po kroku. On ma być Twoim mentorem, pokazywać potencjalne rozwiązania, źródła, skąd możesz czerpać wiedzę.

 

Podsumujmy

Ostateczny dobór metod i narzędzi pozostawiam Tobie. Pamiętaj jednak, że nauka Excela nie polega na żmudnych ćwiczeniach i poznawaniu kolejnych funkcji. Zamiast tego skup się na dwóch elementach:

  • Poznaj jakie są możliwości praktycznych zastosowań Excela w biznesie
  • Naucz się korzystać ze źródeł wiedzy o Excelu

 

Reszta to tylko przyjemność!

 

Share this

Leave a reply