Budżetowanie w Excelu

Właściwy proces budżetowania powinien uwzględniać wszystkie etapy jego tworzenia od momentu przygotowania, zatwierdzenia a skończywszy na etapie kontroli realizacji.

Przygotowanie budżetu

Osoby odpowiedzialne za budżetowanie cząstkowe oprócz odpowiednich formularzy powinny otrzymać wsparcie w postaci danych historycznych, na podstawie których mogą skutecznie zaplanować nowy budżet.

Sam proces budżetowania w przypadku występowania dużej ilości danych liczbowych powinien być dodatkowo wspierany wykresami, które w czytelny sposób prezentują wprowadzone założenia.

Scalenie budżetu

Planując układ budżetu należy zastosować odpowiednią strukturę, która pozwoli Ci na automatyczne scalenie wszystkich danych, z możliwością nanoszenia poprawek, a nawet pracy ciągłej. Dzięki temu w każdym momencie budżetowania możesz kontrolować wynik końcowy i nanosić niezbędne korekty.

Kontrola realizacji procesu budżetowania

Jeśli dostosujesz swój budżet do struktury systemu, skąd możesz czerpać dane dotyczące bieżącej sprzedaży (lub kosztów) otrzymasz jeden zintegrowany system, który umożliwi kontrolę realizacji budżetów. Jednym kliknięciem otrzymujesz wyniki sprzedaż miesięcznej z odpowiednimi wskaźnikami odchyleń budżetowych.

Integracja z programem podstawowym powinna być podstawą tworzenia każdego systemu budżetowania

Na filmie możesz zobaczyć przykład modelu budżetowania sprzedaży.

Inne aspekty procesów budżetowania

• Stosowanie komentarzy słownych

Optymalnym rozwiązaniem jest umożliwienie wprowadzania komentarzy słownych do wprowadzanych wartości liczbowych. Ale uwaga – nie mogą być one przechowywane w formie „komentarzy” do komórek Excela. Muszą się one znaleźć w odpowiednim polu bazy danych, gdyż tylko wtedy możliwe będzie automatyczne scalanie budżetów.

• Nanoszenie korekt podczas okresu budżetowego

Dynamika zmian zmusza nas często do dokonywania korekt w trakcie okresu budżetowego. Najprostszym sposobem jest zmiana wybranej wartości, jednak wówczas tracimy informacje o budżecie wyjściowym.

Jeśli odpowiednio zaplanujesz strukturę budżetu możliwe będzie wielokrotne modyfikowanie budżetu z zachowaniem pełnej informacji na temat czasu oraz powodów zmiany danej pozycji budżetowej.